Werkkostenregeling per 1.1.2020

03 december 2019

Welke vergoedingen en verstrekkingen zijn nu belast, welke onbelast? En wat te doen met personeelsfeestjes, cursussen, reiskosten, parkeerbonnen, zakelijke lunches? Menig salarisadministrateur breekt zich er met regelmaat het hoofd over. We zetten de regeling hier eerst nog even kort uiteen.


Het principe: alles is loon

In beginsel is alles wat u als werkgever aan een werknemer verstrekt of vergoedt loon. Toch werd ooit besloten dat niet alle vergoedingen, verstrekkingen en voorzieningen worden belast, simpelweg omdat werknemers nu eenmaal werkgerelateerde kosten maken die zij anders niet zouden maken. Om die reden worden ze niet als belast loon beschouwd. Onder de WKR mag u een percentage – nu is dat nog 1,2%, zie hierna – van de totale fiscale loonsom van uw organisatie besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers. Dit heet de vrije ruimte. Over alles wat u daarboven vergoedt, betaalt u een eindheffing van 80%. Die eindheffing mag u niet op de werknemer verhalen. Als u onbedoeld buiten de vrije ruimte uitkomt, kan dat een dure grap zijn.

Vergoeden, verstrekken, ter beschikking stellen

Er zijn dus bepaalde vormen van loon die u aan werknemers mag vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen zonder dat u er loonheffingen op inhoudt. Het moet dan gaan om vergoedingen enz. in één van de volgende categorieën:

intermediaire kosten: dit zijn kosten die de werknemer voor de uitoefening van zijn functie maakt: denk aan een zakelijke lunch, de kosten voor de auto van de zaak, een relatiegeschenk;

gerichte vrijstellingen: sommige kosten zijn onder voorwaarden gericht vrijgesteld, zoals kosten woon-werkverkeer, zakelijke reizen, maaltijden bij overwerk, korting op producten uit het eigen bedrijf (zie ook 4. hierna), cursussen, verhuizing wegens het werk. Zie voor gereedschappen, computers en dergelijke apparatuur onder ‘Noodzakelijkheidscriterium’ hierna

nihilwaarderingen: dit betreft loon in natura, zoals koffie, thee, fruit of cup-a-soup op de werkplek (als ze geen onderdeel zijn van een maaltijd), maar ook andere ‘kantoorzaken’, zoals bedrijfskleding en bedrijfsfitness.

Noodzakelijkheidscriterium

Voor computers, mobiele communicatiemiddelen (smartphone, tablet), gereedschappen en dergelijke apparatuur geldt een gerichte vrijstelling die het noodzakelijkheidscriterium wordt genoemd. Zoals de term al doet vermoeden, gaat het hier om apparatuur e.d. waarvan u als werkgever vindt dat de werknemer deze voor het uitoefenen van zijn functie redelijkerwijs nodig heeft.
U bepaalt zelf welke voorzieningen u noodzakelijk acht. Er bestaat om die reden dan ook geen lijst met noodzakelijke voorzieningen, maar u kunt de volgende omstandigheden als leidraad gebruiken om te bepalen of een voorziening aan het noodzakelijkheidscriterium voldoet:

• De voorziening wordt daadwerkelijk bij het werk gebruikt.

• U bepaalt welk gereedschap of apparaat wordt aangeschaft of aan welke voorwaarden het moet voldoen.

• U neemt de kosten van de voorziening voor uw rekening.

Attentie!  Houd er rekening mee dat ‘zakelijk’ niet automatisch ‘noodzakelijk’ in de WKR is. Een zakelijke voorziening hoeft immers niet per se noodzakelijk te zijn, maar kan wel bijdragen aan een goede uitoefening van het werk.
Overige vergoedingen  andere vergoedingen dan hiervóór genoemd, zijn vergoedingen die in de vrije ruimte vallen en om die reden onbelast blijven. Denk hierbij aan een personeelsfeestje (in het bedrijfspand), een kerstpakket of maaltijdvergoedingen in geld.

Vanaf 2020 méér vrije ruimte

Al eerder dit jaar liet het kabinet weten van plan te zijn de vrije ruimte van de WKR te willen vergroten. Dit voornemen vloeide voort uit een evaluatie van de WKR in 2018, die duidelijk maakte welke knelpunten voor werkgevers in het mkb speelden rond de WKR.
Tweeschijvenstelsel er komt een tweeschijvenstelsel in de berekening van de vrije ruimte: over de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom van de organisatie wordt de vrije ruimte 1,7%, boven dit bedrag blijft het percentage 1,2%. De maatregel maakt nu ook echt deel uit van het Belastingplan 2020.
Voordeel voor kleine werkgevers de verruiming bezorgt vooral kleinere werkgevers met een lage fiscale loonsom meer ruimte om onbelaste voordelen uit te reiken. De verruiming van 1,2% naar 1,7% levert € 2.000 extra vrije ruimte op: 0,5 procentpunt van € 400.000. Als uw organisatie over datzelfde bedrag 80% eindheffing zou moeten betalen, zou u dat € 1.600 kosten. Bij een loonsom van € 400.000 kunt u in de nieuwe situatie € 6.800 onbelast vergoeden (in plaats van € 4.800 nu). Als u de grens van de vrije ruimte dreigt te overschrijden, valt er dus voordeel te halen met de verhoogde vrije ruimte.

Meer tijd voor aangife/afdracht eindheffing

Bij overschrijding van de vrije ruimte, bent u 80% eindheffing verschuldigd. Nu is het nog zo dat u deze eindheffing uiterlijk tegelijk met de eerste aangifte van het volgende kalenderjaar moet aangeven en betalen. Goed nieuws voor de salarisadministratie: vanaf 2020 krijgt u een aangiftetijdvak langer de tijd om de eindheffing van de werkkostenregeling aan te geven. U heeft dan dus tot en met het tweede aangiftetijdvak van het volgende kalenderjaar om nog tijdig aangifte te doen en de afdracht te betalen.

Nieuwe berekening waarde producten uit eigen bedrijf

Met ingang van 2020 verandert de wijze van berekenen van de waarde van de vergoeding of verstrekking van producten uit uw eigen bedrijf aan werknemers. Nu is het nog zo dat de derdenprijs (zie hierna) bepalend is, maar dat wordt de waarde in het economisch verkeer.
Korting: gerichte vrijstelling U mag werknemers onbelast korting geven op producten uit het eigen bedrijf. Dit wordt dan gezien als loon in natura. U ‘betaalt’ dit voordeel uit dienstbetrekking immers niet uit in geld, maar in natura. Tot een bepaald normbedrag is deze korting gericht vrijgesteld. Ze gaan dan dus niet ten koste van de vrije ruimte, maar gelden als gerichte vrijstelling. Hierbij gelden de volgende voorwaarden: • de producten zijn niet branchevreemd; • de korting of vergoeding is per product maximaal 20% van de waarde van dat product in het economisch verkeer; • de kortingen of vergoedingen bedragen in het kalenderjaar samen niet meer dan € 500. Gaat u over dat bedrag heen, dan kunt het bovenmatige deel aanwijzen als onbelast eindheffingsloon (voor zover het nog in de vrije ruimte valt).
Vergoeding of verstrekking: derdenprijs Geeft u geen korting, maar vergoedt of verstrekt u branche-eigen producten aan werknemers, dan geldt als regel dat u de derdenprijs hanteert. Dit is de prijs die een derde voor het product zou moeten betalen.
In het Belastingplan 2020 is nu voorgesteld de waarde in het economisch verkeer in beide situaties bepalend te laten zijn.

Gerichte vrijstelling voor de VOG

Met ingang van 2020 komt er een gerichte vrijstelling voor de vergoeding van de kosten van het aanvragen van een verklaring omtrent gedrag (VOG). Veel werkgevers vergoeden deze kosten en brengen deze vervolgens ten laste van de vrije ruimte, zodat de werknemer geen heffing is verschuldigd over de vergoeding. Met de maatregel komt de vergoeding niet meer ten laste van de vrije ruimte, zodat er meer ruimte overblijft voor andere vergoedingen en verstrekkingen.


Wanneer een VOG?

Een verklaring omtrent gedrag (VOG) kan noodzakelijk zijn voor het vervullen van een functie waarin iemand werkt met vertrouwelijke gegevens, kwetsbare personen, geld of goederen. In een aantal beroepsgroepen geldt zelfs een wettelijke verplichting voor een VOG, bijvoorbeeld voor onderwijzers, medewerkers in de kinderopvang en taxichauffeurs. De overheid stelt vast voor welke beroepen een VOG in elk geval verplicht is. Ook voor tijdelijk of vrijwilligerswerk kan een VOG nodig zijn. Als een wettelijke verplichting ontbreekt, kunt u als werkgever zelf bepalen of u voor bepaalde functies een VOG vereist.


Drie soorten VOG

Er worden drie soorten VOG onderscheiden:

• een VOG voor natuurlijke personen (VOG NP);

• een VOG voor rechtspersonen (VOG RP); en

• een gratis VOG voor vrijwilligers.

Als werkgever bent u zelf verantwoordelijk voor de screening van uw werknemers. Afhankelijk van de beoogde taken bepaalt u waarop u een (aankomend) werknemer screent. Op het VOG NP-aanvraagformulier geeft u aan op welke functie-aspecten u de werknemer wil laten screenen. Met een VOG RP kunnen bedrijven of stichtingen hun integriteit aantonen bij partners, bedrijven en/of overheden. Dit kan bijvoorbeeld spelen bij het aangaan van een contract of om lid te worden van een brancheorganisatie. Vrijwilligers kunnen sinds januari 2015 een gratis VOG aanvragen.


Echtheidskenmerken het is uw taak als organisatie of werkgever om te controleren of iemand een échte VOG overlegt en geen vervalsing. Vraag altijd naar het originele exemplaar en controleer de verklaring op de volgende echtheidskenmerken:

• Het papier is voorzien van een raster en het blauwe Rijkslogo.

• Het papier bevat een karakteristiek golvend watermerk.

• Onder een UV-lamp blijft het papier donker en lichten kleine vezels in het papier en een beeldmerk rechtsonder op.

• Onder een UV-lamp verandert het blauwe nummer in de rechterbovenhoek van kleur.

• In het papier is een hologram zichtbaar.

Aanvraag en kosten

Een aanvraag VOG verloopt via Justis, de screeningsautoriteit van de overheid. Justis onderzoekt het justitiële verleden van een natuurlijke persoon (NP) of rechtspersoon (RP).

Een VOG is op drie manieren aan te vragen:

• digitaal: een digitale aanvraag is alleen mogelijk als uw organisatie via eHerkenning kan inloggen bij Justis. Het tarief van een elektronische VOG-aanvraag is € 33,85, te voldoen via iDEAL. Justis informeert u schriftelijk over de uitslag;

• via de gemeente: de werknemer dient een aanvraagformulier in bij de gemeente waar hij of zij staat ingeschreven in de Basisregistratie Personen (BRP);

• via Justis: als iemand niet in de BRP voorkomt of geen vaste woon- of verblijfplaats heeft, verloopt de aanvraag direct via Justis.

Tot slot

De aangekondigde maatregelen maken het uw organisatie vanaf 2020 iets makkelijker als het gaat om de toepassing van de werkkostenregeling. Zo kunt u tot € 2.000 hogere onbelaste vergoedingen geven aan uw medewerkers en zijn de verruimingen rond het later aangifte doen, de korting op producten uit eigen bedrijf en de VOG handreikingen van het kabinet om knelpunten in de WKR weg te nemen. De ingangsdatum is naar verwachting 1 januari 2020, maar dit is nog afhankelijk van goedkeuring door de Tweede en Eerste Kamer.

Bron: Visma

Handleidingen en uitleg Overlay

Handleidingen en uitleg

Laatste nieuws

24-02
Check je salarisspecificatie, voorkom naheffing van de belastingdienst.
18-02
CAO bestuurders PO
28-01
Staking 30 en 31 januari
23-01
Definitief akkoord CAO PO